Dans cet article
- ce que recouvre le mot « donnée » dans une petite entreprise
- les quatre grandes familles de données à connaître
- une méthode simple pour classer vos fichiers en une heure
Une définition sans jargon
Une donnée, c’est une information enregistrée quelque part : dans un logiciel, un tableur, une boîte mail, un classeur papier scanné. Le nom d’un client est une donnée. Le montant d’un devis aussi. Comme la date d’un rendez-vous, le prix d’achat d’une pièce ou la note laissée par un technicien après une intervention.
Une donnée d’entreprise est simplement une donnée que votre activité produit ou utilise. Elle a de la valeur parce qu’elle sert à quelque chose : facturer, relancer, répondre à un client, piloter la trésorerie. Et elle peut causer du tort si elle se perd, se trompe ou sort de l’entreprise.
Les quatre familles de données
Pour s’y retrouver, il suffit de ranger vos informations en quatre familles. Chacune appelle un niveau de prudence différent.
Les données publiques
Ce que vous publiez déjà : votre site, vos tarifs affichés, vos publications sur les réseaux sociaux, vos horaires. Elles circulent librement et ne posent pas de difficulté particulière.
Les données internes
Vos procédures, vos modèles de documents, votre planning, vos notes de réunion. Rien de dramatique si elles sortaient, mais elles n’ont pas vocation à être partagées hors de l’équipe.
Les données personnelles
Tout ce qui permet d’identifier une personne : un nom, une adresse mail, un numéro de téléphone, un historique d’achats. Elles sont encadrées par le RGPD, quelle que soit la taille de votre entreprise. Nous y consacrons un article dédié.
Les données confidentielles ou sensibles
Vos marges, vos contrats, vos négociations en cours, les dossiers de santé ou les informations bancaires de vos clients. Leur fuite peut coûter cher, en argent comme en confiance. Voir données sensibles et confidentielles.
Classer ses données en une heure
Pas besoin d’un audit de plusieurs semaines pour commencer. Prenez une feuille et listez les outils que votre équipe ouvre chaque jour : messagerie, agenda, logiciel de facturation, drive partagé, tableur des prospects, banque. Pour chacun, notez :
- quelles informations il contient ;
- à quelle famille elles appartiennent ;
- qui y a accès aujourd’hui ;
- ce qui se passerait si ces informations sortaient de l’entreprise.
Ce tableau d’une page vaut de l’or. Il vous dit où sont vos données les plus précieuses, et il servira de base le jour où vous voudrez confier une tâche à une IA.
Pourquoi c’est le point de départ d’un projet d’IA
Une IA utile au quotidien est une IA qui travaille avec vos informations : elle relit vos mails, prépare vos devis, suit vos factures. La question n’est donc pas de savoir si l’IA touchera à vos données, mais lesquelles, comment et sous quel contrôle.
C’est exactement par là que nous commençons chez OpterIA, avant même d’installer Bobby : où vivent vos données, qui s’en occupe, à quoi elles servent. Le détail de notre démarche est sur la page Sécurité des données.