Bobby se branche sur votre LMS, Digiforma, Dendreo, Qualiobee, vos mails et vos documents. Il prépare les conventions, les convocations, les relances et les preuves Qualiopi dans chacun de vos outils. Vous validez depuis un seul endroit.
Exemple illustré. Les outils et le déroulé sont réglés sur votre organisme.
OpterIA ne vend pas un logiciel de plus aux organismes de formation : nous branchons Bobby, une IA, sur les outils que vous utilisez déjà, et nous le réglons sur vos processus. Bobby prépare les tâches répétitives de chaque formation, de la demande d’inscription jusqu’aux preuves Qualiopi, et vous gardez la main sur chaque envoi.
Vous n’avez pas besoin d’un logiciel de plus. Vous avez besoin que ceux que vous avez se parlent. Bobby se branche sur chacun d’eux, fait le lien et prépare le travail. Un seul point d’entrée pour tout votre organisme.
Dans un organisme de formation, la même information est tapée dans le logiciel de gestion, dans le LMS, dans un tableur, puis dans un mail. Les relances se font une par une. Les preuves dorment dans des boîtes mail. Avant l’audit, on reconstitue. Bobby prend ce travail-là.
Ce qui vous reste : la pédagogie, vos stagiaires, vos clients. Le reste est fait, ou préparé pour que vous n’ayez plus qu’à valider.
Ma semaineResponsable formation
Nous ne sommes pas en concurrence avec votre LMS ni avec votre logiciel de gestion de formation : nous travaillons avec eux. Si l’un d’eux vous freine, nous pouvons aussi le remplacer. L’objectif n’est jamais de tout changer, c’est de trouver la meilleure solution pour votre organisme.
Vos outils tournent bien
Votre LMS, Digiforma, Dendreo, Hop3team ou Qualiobee restent votre base. Bobby s’y branche, lit et écrit dedans, et fait le lien avec vos mails, votre agenda et vos documents. Votre équipe garde ses habitudes.
Un outil vous freine
Un outil trop lourd, mal adapté ou sous-utilisé ? On regarde avec vous ce qui coince. Parfois Bobby suffit à combler le manque. Parfois il vaut mieux changer : on vous accompagne alors pour migrer sans perdre votre historique.
Vous partez de zéro
Vous créez votre organisme, ou tout tient encore dans des tableurs et des mails ? OpterIA installe un ensemble d’outils réglé sur Qualiopi de A à Z : sessions, documents, signature, émargement, enquêtes, archivage des preuves. Bobby en est le point d’entrée.
Dans les trois cas, vous parlez à Bobby à un seul endroit, et il agit dans tous vos outils.
Pas un logiciel qu’on vous laisse configurer seul. On branche Bobby avec vous, on le règle sur vos processus, puis on le suit au quotidien.
Étape 1 · Branchement
Vous répondez à un questionnaire d’accueil et vous nous donnez les accès. L’équipe OpterIA branche Bobby sur votre logiciel de gestion de formation, votre LMS, vos mails, votre agenda et vos dossiers partagés. Un accès qui bloque ? On s’en charge.
Digiforma, Dendreo, Hop3team, QualiobeeLMSDrive et bureautique
Étape 2 · Réglage
On le règle avec vous sur vos modèles de devis, de conventions, de convocations et d’attestations, sur l’ordre de vos étapes et sur votre façon de parler aux stagiaires. Puis vous l’essayez sur des cas réels : il ne commence qu’avec votre accord.
Vos modèlesVotre tonEssais validés par vous
Étape 3 · Au quotidien
Bobby prépare, vous validez, il exécute. Chaque correction est retenue, vous n’avez pas à tout réexpliquer. L’équipe OpterIA vérifie les connexions, fait les mises à jour et ajoute de nouvelles tâches quand votre activité change.
Corrections retenuesGroupe WhatsApp avec l’équipeEntretien par OpterIA
De la première demande au bilan pédagogique et financier, Bobby suit chaque stagiaire et prépare chaque document au bon moment, dans les outils où il doit vivre.
1 · Avant la formation
Une demande arrive par mail, par votre site ou par téléphone. Bobby la lit, crée la fiche du stagiaire dans votre logiciel de gestion et envoie le questionnaire d’analyse du besoin. Les réponses sont rangées au bon endroit.
2 · Contractualiser
À partir de vos modèles, Bobby prépare le devis et la convention avec les informations déjà connues. Vous relisez, vous validez, la demande de signature part. Sans réponse, il relance au bon moment.
3 · Convoquer
La convocation part avec le programme, le règlement intérieur et les infos pratiques. Le test de positionnement est envoyé, puis analysé pour que le formateur sache d’où part chacun.
4 · Pendant la formation
Bobby suit les émargements de chaque séance et signale ceux qui manquent, avant qu’ils ne deviennent un trou dans le dossier. Les évaluations des acquis sont collectées et classées.
5 · À la fin
Le questionnaire de satisfaction part le dernier jour. Le certificat de réalisation est prêt. La facture est préparée pour le client ou pour l’OPCO, et suivie jusqu’au paiement.
6 · En continu
L’évaluation à froid est programmée, les réclamations sont suivies, chaque preuve est rangée par indicateur. Au moment du bilan pédagogique et financier ou de l’audit de surveillance, vous ne reconstituez rien.
Les informations sont saisies une seule fois, puis reprises dans chaque document. Bobby les met en forme sur vos propres modèles, les range dans le bon dossier et vous les soumet avant tout envoi.
Votre logoConvocation
À l’attention de Julie Martin
Joints : programme, règlement intérieur, test de positionnement
Préparé par Bobby · à valider
Votre logoConvention de formation
Entre votre organisme et l’entreprise de la stagiaire
Signature électroniqueEnvoyée après votre accord
Préparé par Bobby · à valider
Votre logoCertificat de réalisation
Selon le modèle en vigueur
Rangé dans le dossier de la session
Préparé par Bobby · à valider
Votre logoSynthèse de veille
Octobre · légale, métiers, pédagogie
Archivée comme preuve, critère 6
Exemples illustrés. Chaque document reprend vos modèles, votre mise en page et vos mentions.
Un organisme de formation, ce n’est pas que de l’administratif. Il faut facturer, remplir les sessions, tenir le site à jour, suivre la réglementation. Bobby est une seule IA, avec une seule mémoire de votre organisme : ce qu’il apprend d’un côté sert partout.
Conventions, convocations et feuilles d’émargement préparées pour chaque inscrit.
Préparé ComptabilitéBobby ComptableFactures et demandes de prise en charge OPCO préparées, paiements suivis et relancés.
Préparé Réseaux sociauxBobby CMUn post « places disponibles » prêt à valider, puis un rappel quand la session approche.
À valider Site webBobby WebmasterDates, programme et places restantes mis à jour sur la page de la formation.
À jourLa session posée dans l’agenda du formateur, les rappels programmés pour les stagiaires.
FaitProgramme, convocations, émargements et enquêtes classés dans le dossier de la session.
RangéUne évolution repérée sur le sujet de la formation ? Le programme à ajuster vous est signalé.
SignaléLes inscrits sans réponse sont relancés, la liste d’attente est prévenue dès qu’une place se libère.
FaitUne seule IA, plusieurs capacités. Chaque envoi important attend votre validation.
Logiciel de gestion de formation, LMS, outil de gestion, bureautique, signature, site : Bobby travaille là où sont vos données, et fait circuler l’information de l’un à l’autre.
Digiforma
Dendreo
Qualiobee
Hop3team
360Learning
Moodle
Odoo
Edusign
Google Drive
Gmail
Outlook
Google Agenda
Google Sheets
Excel
Notion
WordPress
LinkedIn
Votre outil n’est pas dans la liste ? Ce sont des exemples, qui dépendent des accès que chaque outil permet. Lors du diagnostic, on regarde ensemble comment Bobby peut y accéder : un accès direct, un export, une connexion prévue par l’éditeur. Chaque installation est différente.Tous les outils connectés
Des situations qui reviennent d’un organisme à l’autre. Ce ne sont pas des citations de clients : ce sont les réalités du métier.
Responsable formationLe soir, après les sessions
Je passe mes soirées sur les conventions et les convocations. Toujours les mêmes informations, retapées à la main.
Avec BobbyElles sont préparées depuis vos modèles, avec les informations déjà saisies. Vous relisez et vous validez.
Référente qualitéAvant l’audit de surveillance
L’audit approche et mes preuves sont éparpillées dans des dizaines de mails. Je reconstitue tout au dernier moment.
Avec BobbyChaque preuve est rangée par indicateur au moment où elle arrive, et ce qui manque vous est signalé à temps.
Responsable pédagogiqueTrois mois après la formation
Les questionnaires à froid, je les relance quand j’y pense. Et les réponses finissent dans un tableur que personne n’ouvre.
Avec BobbyIls partent et sont relancés au bon moment. Les réponses sont classées par session, prêtes pour votre amélioration continue.
Dirigeant d’organismeEn regardant son propre site
Les dates de nos formations sur le site ne sont jamais à jour. Les gens nous appellent pour des sessions déjà pleines.
Avec BobbyDates, places et délais d’accès sont mis à jour sur la page de chaque formation. Vous validez avant la mise en ligne.
Assistante administrativeEn fin d’année
En décembre, entre les certificats de réalisation et les factures aux OPCO, le secrétariat déborde.
Avec BobbyCertificats et factures se préparent au fil des sessions, pas tous en même temps. Les paiements sont suivis et relancés.
Gérant d’organismeAu premier rendez-vous
On a déjà notre logiciel de gestion, l’équipe y est habituée. Je ne veux pas tout changer.
Avec BobbyVous gardez votre outil. Bobby s’y branche et fait le lien avec le reste, sans changer vos habitudes.
Les 7 critères Qualiopi
Fait par BobbyPréparé, validé par vous
Référentiel en vigueur au 1er novembre 2026
Voir les critères automatisables
On connaît votre audit parce qu’on le passe aussi. OpterIA est un organisme de formation certifié Qualiopi au titre des actions de formation, certificat n° 798511-1. Voir le certificat
Devis, conventions, convocations, programmes, émargements, attestations et certificats de réalisation. Bobby les prépare à partir de vos modèles, dans votre logiciel de gestion, et les range dans le dossier de la session. Les relances partent au bon moment, après votre accord.
Factures aux entreprises et aux OPCO, suivi des prises en charge, encaissements rapprochés, relances de paiement, justificatifs rangés pour votre expert-comptable. Les chiffres du bilan pédagogique et financier se préparent au fil de l’année, pas en une nuit.
Vos réseaux tournent au rythme de votre activité : une session qui ouvre, des places qui restent, un nouveau programme, le retour d’un stagiaire. Bobby prépare les publications et les visuels dans votre ton, vous validez avant chaque mise en ligne.
Programmes, dates, délais d’accès, tarifs, accessibilité, indicateurs de résultats : l’information que Qualiopi vous demande de publier reste à jour sur votre site. Bobby publie aussi vos articles pour vous faire trouver sur Google.
Bobby suit les évolutions légales et réglementaires de la formation, celles de vos métiers et les innovations pédagogiques. Chaque mois, une synthèse claire, archivée comme preuve. Et quand une évolution touche un programme, il vous le signale, prépare la mise à jour du site et, si vous le voulez, un post pour en parler.
Planning des formateurs, contrats des intervenants, rappels aux stagiaires, réponses aux questions courantes, suivi des abandons. Ce qui demande de l’écoute et de la pédagogie reste à vous : Bobby vous libère du temps pour ça.
Initial, de surveillance ou de renouvellement : les preuves sont déjà classées par critère et par indicateur, et Bobby vous signale ce qui manque avant que l’auditeur ne le voie. Il ne passe pas l’audit à votre place, il vous évite de le préparer dans l’urgence.
Une autre question ? Notre équipe vous répond.
Nous contacterNon. Si Digiforma, Dendreo, Hop3team, Qualiobee, 360Learning ou votre LMS vous conviennent, ils restent votre base : Bobby s’y branche et fait le lien avec vos mails, votre agenda et vos documents. Si un outil vous freine, on peut le compléter ou le remplacer, mais seulement si c’est la meilleure solution pour vous.
Un logiciel Qualiopi est un outil de plus à apprendre et à remplir. OpterIA ne vend pas un logiciel : nous branchons Bobby sur vos outils existants et nous le réglons sur vos processus. Il prépare le travail dans chacun d’eux, et il couvre aussi la comptabilité, les réseaux sociaux, le site et la veille.
Les outils cités sont des exemples. Lors du diagnostic, on regarde ensemble comment Bobby peut accéder au vôtre : un accès direct, un export, une connexion prévue par l’éditeur. Chaque installation est différente, et on vous dit franchement ce qui est possible.
Non, et personne ne peut le garantir. Bobby réunit et tient à jour les preuves, signale ce qui manque et vous évite de reconstituer un dossier dans l’urgence. La conformité reste votre responsabilité, et l’audit reste mené par votre certificateur.
Vous. Bobby prépare, vous validez, puis il exécute. Vous choisissez ce qu’il peut faire seul, par exemple ranger une preuve ou relancer un questionnaire, et ce qui doit toujours passer par vous, comme une convention ou une facture.
Oui. La démarche est pensée pour le RGPD, l’hébergement se fait sur un serveur privé ou chez l’hébergeur de votre choix, et en local si vos données sont très sensibles. Tout est détaillé sur notre page Sécurité des données.
En trois temps, avec l’équipe OpterIA. On branche d’abord Bobby sur vos outils existants, à partir des accès que vous nous donnez. On le règle ensuite sur vos processus et vos modèles de documents, et vous l’essayez sur des cas réels. Puis il tourne au quotidien : il prépare, vous validez. Le détail est sur notre page Intégration.
Cela dépend de vos outils et de ce que vous voulez confier à Bobby. On commence par un diagnostic, puis on branche et on règle Bobby étape par étape, en commençant par ce qui vous prend le plus de temps. Le calendrier est fixé avec vous.
Oui. OpterIA est aussi un organisme de formation certifié Qualiopi au titre des actions de formation. La formation à l’IA de votre équipe peut être prise en charge par votre OPCO, selon votre situation et ses règles.
Parlons de votre organisme de formation.