Les données personnelles, expliquées simplement

Ce que dit le RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) définit une donnée personnelle comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Le mot important est « identifiable » : une information n’a pas besoin de contenir un nom pour être personnelle. Il suffit qu’elle permette, seule ou recoupée avec d’autres, de retrouver la personne.

Des exemples dans une PME

Dans une petite entreprise, les données personnelles sont partout :

• le fichier clients et prospects : noms, mails, téléphones, adresses ;
• les échanges de mails, qui contiennent des signatures, des numéros, parfois des confidences ;
• les devis et factures adressés à des particuliers ;
• les dossiers des salariés : contrats, bulletins de paie, arrêts de travail ;
• les candidatures reçues ;
• les données techniques : adresse IP d’un visiteur du site, identifiant d’un compte.

Les données indirectement identifiantes

« Le gérant du garage de la rue principale, client depuis 2019 » ne contient aucun nom, mais tout le monde dans la ville saura de qui il s’agit. C’est une donnée personnelle. Retirer le nom ne suffit donc pas toujours à rendre une information anonyme.

Les principes à retenir

Le RGPD repose sur quelques principes de bon sens. Ils s’appliquent que vous utilisiez une IA ou non :

• Une finalité claire : vous collectez une donnée pour un usage précis, et vous ne la détournez pas ensuite vers un autre usage incompatible.
• La minimisation : vous ne gardez que ce qui est nécessaire à cet usage.
• Une durée limitée : chaque donnée a une durée de conservation, après quoi elle est supprimée ou archivée.
• La sécurité : vous protégez les données contre la perte, la fuite ou l’accès non autorisé.
• La transparence : les personnes savent ce que vous faites de leurs données et peuvent exercer leurs droits.

Et quand une IA entre en jeu ?

Les mêmes règles s’appliquent. Si une IA lit vos mails pour préparer des réponses, elle traite des données personnelles. Il faut donc savoir où ces données transitent, pour quoi elles sont utilisées et combien de temps elles sont gardées. Nous détaillons ces questions dans RGPD et IA et dans où transitent vos données.

Le bon réflexe est de se demander, avant chaque nouvel usage : ai-je vraiment besoin de transmettre cette information pour obtenir le résultat ? Souvent, la réponse est non, et on peut s’en passer.

Chez OpterIA

Sur notre propre site, nous ne collectons que ce que vous nous transmettez volontairement par les formulaires, et nous le détaillons dans notre politique de confidentialité. Pour les données que Bobby utilise chez nos clients, la règle est la même : elles servent uniquement à faire travailler Bobby pour vous. Voir quelles données, et pourquoi.