Bobby · Capacité administrative

Bobby gère votre administratif. Vous demandez, il s’en occupe.

Bobby est une seule IA, branchée sur vos outils, réglée sur vos processus et suivie par OpterIA. Côté administratif, devis, conventions, signatures, relances, classement, dossiers d’audit Qualiopi ou ISO : il prépare tout à partir de vos modèles, dans votre ton, et vous gardez la décision.

Jusqu’à 20 heures d’administratif récupérées chaque semaineQualiopi, ISO 9001, 14001, 45001, 27001Rien ne part sans votre accord
Réserver une démoParler à Bobby

Un devis qui attend sa signature, une feuille d’émargement introuvable, un audit qui approche et des preuves éparpillées dans plusieurs dossiers. Avec Bobby, chaque document est préparé, envoyé en signature et rangé. Vous gardez la décision, il garde le rythme.

Le temps gagné

Votre semaine administrative, avant et avec Bobby. Il prépare, vous validez.

Toute la semaine y passe.Jusqu’à 20 heures d’administratif récupérées chaque semaine.

Lundi

Mails à trierRelances de devisClassementLibre

Mardi

ConventionsConvocationsLibre

Mercredi

Émargements manquantsTableau de suiviAgendaLibre

Jeudi

QuestionnairesComptes rendusRelancesLibre

Vendredi

Preuves d’auditAttestationsLibre

Avec Bobby, chaque tâche arrive préparée : vous relisez, vous validez. Organisme de formation, cabinet de santé, commerce ou artisanat : le temps libéré revient à votre métier.

Exemple concret · Qualiopi

Le parcours d’une formation, de A à Z. Chaque document se coche tout seul.

  1. Devis : Préparé à partir de votre modèle, envoyé après votre accord, relancé s’il reste sans réponse.
  2. Convention : Générée, envoyée en signature électronique ; la version signée et son certificat sont rangés.
  3. Programme : Mis en forme à partir de votre catalogue et joint au dossier de la session.
  4. Positionnement : Le test part avant la session ; les besoins particuliers, dont le handicap, remontent avant la convocation.
  5. Convocation : Envoyée aux apprenants avec les informations pratiques et le livret d’accueil.
  6. Émargement : Feuilles préparées, signatures suivies, émargements manquants relancés.
  7. Satisfaction : Questionnaires à chaud puis à froid, réponses centralisées depuis votre LMS.
  8. Certificat : Certificat de réalisation et attestation générés à la fin de la session, puis envoyés.
  9. Facture : Préparée à partir des données de la session, prête à valider.

Ce que fait Bobby côté administratif

Tout l’administratif, au même endroit. Du modèle au document signé et rangé.

Documents

Vos modèles, remplis pour vous.

Devis, conventions, attestations, courriers, comptes rendus : Bobby part de vos propres modèles, avec votre charte, et remplit chaque champ à partir de ce qu’il sait déjà du client ou de la session.

Signature électronique

Signé, puis rangé tout seul.

Bobby envoie le document à signer, suit la signature et relance si besoin. Le document signé et son certificat de signature sont rangés automatiquement dans le bon dossier.

Relances

Personne n’est oublié.

Apprenants, entreprises, financeurs, clients, fournisseurs : Bobby repère ce qui manque, prépare la relance au bon moment, dans votre ton, et vous la soumet avant de l’envoyer.

Classement

Chaque fichier à sa place.

Une pièce jointe, un scan, un document signé : Bobby le renomme selon vos règles et le range dans le bon dossier de votre Google Drive ou de votre Dropbox. Vous retrouvez tout, l’auditeur aussi.

Mails et agenda

Une boîte triée, des réponses prêtes.

Dans Gmail ou Outlook, Bobby trie ce qui arrive, résume les longs échanges, prépare les réponses et cale les rendez-vous dans votre agenda. Vous relisez, vous envoyez.

Suivi et comptes rendus

Vos tableaux à jour, sans y toucher.

Bobby tient vos tableaux de suivi dans Google Sheets, Notion ou Airtable, rédige les comptes rendus de vos réunions et vous dit ce qui reste à faire.

Le dossier d’audit

L’audit approche. Le dossier est déjà prêt.

OpterIA est elle-même certifiée Qualiopi : conventions, convocations, émargements, preuves, on connaît. Chaque preuve de vos sessions est rattachée au bon indicateur, au fil de l’eau. Le jour de l’audit, vous ouvrez un dossier complet, classé et à jour, au lieu de passer des semaines à le reconstituer.

  • ✓Preuves classées par indicateur Qualiopi
  • ✓Pièces manquantes repérées et relancées
  • ✓Veille réglementaire et suivi des OPCO

Qualiopi et normes ISO

Une norme, des dizaines de documents. Bobby les tient à jour.

Organismes de formation

Le cycle documentaire complet de chaque formation.

Du devis à la facture, chaque document est produit, signé, envoyé et rangé. Les preuves alimentent le dossier d’audit, indicateur par indicateur, et Bobby se connecte à votre LMS pour suivre les apprenants et centraliser les questionnaires.

  • ✓Devis, conventions, programmes et convocations
  • ✓Émargements, positionnement et satisfaction
  • ✓Certificats de réalisation, attestations, factures
  • ✓Preuves classées par indicateur
  • ✓Veille réglementaire et OPCO

Bobby prépare, classe, relance et tient à jour. Vous gardez la décision et la signature. L’audit reste mené par votre organisme certificateur.

Le contexte fait la différence

Bobby ne rédige pas une relance. Il rédige la vôtre.

Branché sur vos outils

Vos drives, vos mails, votre LMS. Bobby travaille là où sont vos documents.

Google DriveGmailDigiformaGoogle SheetsDropboxGoogle AgendaEdusignGoogle DocsNotionOutlookMoodleAirtable

Google Drive, Dropbox, Google Docs, Google Sheets, Notion, Airtable, Gmail, Outlook, Google Agenda, Digiforma, Edusign, Moodle et bien d’autres.

Voir tous les outils connectés

Vous gardez la main

Bobby prépare, vous décidez. Vos données restent protégées.

Rien ne part sans votre accord

Chaque document et chaque relance vous sont soumis avant l’envoi. Vous validez, vous corrigez, ou vous lui laissez carte blanche si vous le décidez.

Des accès que vous contrôlez

Bobby n’ouvre que ce que vous lui confiez, et vous pouvez retirer un accès à tout moment. Vos données protégées

Une mémoire commune

Votre ton, vos modèles, vos règles : tout est retenu et sert à toutes les capacités de Bobby. Le cerveau IA

L’écosystème Bobby

L’administratif n’est qu’une capacité. Bobby est une seule IA, branchée sur tous vos outils.

  1. 1

    Côté administratif, il prépare et il range.

    Il prépare vos documents, les fait signer, relance, range et tient vos dossiers d’audit, branché sur vos drives, vos mails et votre agenda.

  2. 2

    Les autres capacités, reliées.

    Réseaux sociaux, site, comptabilité : le même Bobby s’en occupe, avec tout ce qu’il sait déjà de vous.

  3. 3

    Une seule mémoire, les mêmes connexions.

    Le client de votre convention est celui que Bobby facture, puis relance si le paiement tarde. Ce qu’il apprend dans vos mails sert à vos publications. Et OpterIA lui ajoute des capacités quand votre activité le demande.

    Le cerveau IALes outils connectés

Comment ça démarre

Vos modèles, vos règles, vos dossiers. L’équipe OpterIA branche, règle et reste.

  1. 1

    Une démo avec l’équipe

    On regarde ensemble votre administratif actuel, vos normes et ce que vous voulez confier à Bobby.

  2. 2

    Bobby apprend votre fonctionnement

    On branche vos outils. Bobby lit vos modèles de documents, vos règles de relance, l’organisation de vos dossiers, et retient votre ton.

  3. 3

    Vos premiers documents

    Vous validez les premières propositions. Vous corrigez une fois, il ne refait pas l’erreur.

Voir l’intégration étape par étape Vos accès et vos données protégés

À propos de
Bobby Administratif

Une autre question ? Notre équipe vous répond.

Nous contacter

OpterIA est elle-même organisme de formation certifié Qualiopi : ce cycle, nous le vivons. Bobby en prend en charge toute la partie documentaire : devis, conventions, programmes, convocations, émargements, tests de positionnement, questionnaires de satisfaction, certificats de réalisation et factures. Chaque preuve est rangée sous le bon indicateur, et le dossier d’audit reste à jour au fil des sessions. Vous gardez la décision et la signature ; l’audit reste mené par votre organisme certificateur.

Bobby prend en charge les tâches documentaires qui entourent une norme : procédures, enregistrements, non-conformités et actions correctives, revues de direction et audits internes pour l’ISO 9001 ; registres et indicateurs pour l’ISO 14001 ; registres et contrôles périodiques pour l’ISO 45001 ; registre des actifs et revues d’accès pour l’ISO 27001. OpterIA ne délivre aucune certification : Bobby prépare, classe, relance et tient à jour, et vous restez maître de votre démarche.

Avec ceux que vous utilisez déjà : Google Drive, Dropbox, Google Docs, Google Sheets, Notion, Airtable, Gmail, Outlook, Google Agenda, et pour les organismes de formation Digiforma, Edusign, Moodle et d’autres LMS. La liste complète est sur la page des outils connectés ; si votre outil n’y figure pas, on vérifie avec vous.

Non. Chaque document et chaque relance vous sont présentés avant l’envoi : vous validez, vous corrigez ou vous refusez. Si vous préférez lui laisser carte blanche sur certaines tâches, c’est vous qui le décidez.

Vos données servent uniquement à faire travailler Bobby pour vous. Il n’ouvre que les dossiers et les boîtes que vous lui confiez, et vous pouvez retirer ses accès à tout moment. L’hébergement se choisit avec vous, et Bobby peut être installé en local si vos données sont très sensibles.

Cela dépend de ce que vous voulez lui confier. Le plus simple est d’en parler pendant une démo : on regarde votre administratif, vos normes et vos outils, et on vous fait une proposition claire.

Voir ce que Bobby ferait de votre administratif.

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